Aufgrund der sich ab dem 1. August 2022 ändernden Rechtslage bzgl. des Nachweisgesetzes erlauben wir uns, Sie auf Folgendes hinzuweisen:
Mit Wirkung ab dem 1. August 2022 müssen Arbeitgeber bei Neueinstellungen von Arbeitnehmern diesen mehr Informationen geben als dies bisher notwendig gewesen ist. In Umsetzung einer EU-Richtlinie änderte der deutsche Gesetzgeber das Nachweisgesetz (NachwG). Darin ist verankert, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss.
Beachten diese die Vorgaben nicht, droht bei jedem Verstoß ein Bußgeld bis 2.000 EUR.
Bisher mussten Arbeitgeber gemäß § 2 Abs. 1 NachwG die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Hierfür galt bisher eine Frist von einem Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Diese betraf folgende Punkte gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 bis 10 NachwG (a. F.):
· Name und Anschrift der Vertragsparteien
· Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses sowie ggf. die Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
· Arbeitsort
· Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
· Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
· Arbeitszeit
· Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
· Kündigungsfristen
· Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Ab dem 1. August 2022 müssen Arbeitgeber zusätzlich noch folgende Vertragsbedingungen innerhalb der in § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG n.F. genannten Fristen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen (Die elektronische Form ist damit nach deutschem Recht nicht ausreichend!) und dem Arbeitnehmer aushändigen:
· Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverträgen
· Ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
· Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit, wobei diese in Relation zur Gesamtdauer der Befristung stehen muss (ca. 1/3).
· Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
· Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
· Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
· Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen.
· Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
· Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage von drei Wochen nach §§ 4, 7 KSchG (§ 7 des KSchG ist aber auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden, sodass die Wirksamkeitsfiktion bei Versäumung der Klagefrist nicht berührt wird).
Stichtag ist der 01.08.2022.
Entscheidend ist nach hiesiger Auffassung nicht der Tag des Abschlusses des Arbeitsvertrages, sondern der Tag, an dem der Arbeitnehmer die Tätigkeit erstmals aufnimmt. Das bedeutet:
Für ab dem 01.08.2022 einzustellende Arbeitnehmer gilt:
Im Gegensatz zur früheren Regelung muss dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Weitere Nachweise (z. B. Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Befristung) müssen spätestens in sieben Kalendertagen nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn dem Arbeitnehmer vorgelegt werden. Darüber hinausgehende Angaben (z. B. Urlaubsdauer, Informationen zum Kündigungsverfahren) müssen spätestens in einem Monat nachgereicht werden.
Für Arbeitnehmer, die vor dem 01.08.2022 eingestellt wurden, gilt:
Diese müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn diese Arbeitnehmer Sie als Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Von Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichten. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.